Projektkommunikation: einfach nur zum Schreien?

Oder: wir reden doch ohnehin alle miteinander.

Wem ist es noch nie so gegangen? Wer hat die Kommunikation in einem bestimmten Projekt nicht einfach nur zum Schreien gefunden? Dabei ist es am Ende gleichgültig, ob deutlich zu wenig oder viel zu viel Projektkommunikation der Grund dafür sind. Die emotionale Auswirkung ist am Ende meistens dieselbe: man könnte einfach nur schreien, was in dem ein oder anderen Fall vielleicht gar nicht so schlecht wäre.

Die interne Komponente der Projektkommunikation

Dieser Teil beschreibt den Informationsfluss innerhalb des Projektteams. Dabei geht es prinzipiell darum sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den nötigen Informationen ausgestattet sind, um die Aufgaben innerhalb des Projektteams bestmöglich lösen zu können. Kommunikation besitzt darüberhinaus eine motivatorische Komponente, wenn man sich entsprechend eingebunden und gehört fühlt. Nicht selten werden einfach alle Informationen an alle Beteiligten wahllos in kurzen Abständen verteilt. Das führt sehr rasch zu einem Informationsüberfluss, Information Overload, und viele Beteiligten reagieren mit Ablehung auf weitere Informationen und einer entsprechend niedrigen Motivation für das Projekt weiterzuarbeiten.

Das genaue Gegenteil gibt es ebenso immer wieder. Man fragt sich dann: „Informationsfluss? Welcher Informationsfluss?“ Wenn keine Information fließt, keine Kommunikation stattfindet, dann ist das Projekt gescheitert. Immer wieder versuchen einzelne beteiligte Personen noch an Informationen zu kommen bzw. diese zu vereteilen, aber solche Initiativen haben meist kurze Halbwertszeiten. Sehr rasch werden diese eingestellt und das Projekt meist ebenso.

Da gibt es ebenso noch eine externe Projektkommunikation

Projektkommunikation hat andererseits eine genauso wichtige externe Komponente. Unterschiedliche Stakeholder wollen und müssen für ein erfolgreiches Projekt mit einbezogen werden. Projektfortschritte und erreichte Meilensteine müssen kommuniziert werden, mehr noch müssen sehr oft entsprechend als Teamerfolg verkauft werden. Ich weiß schon „verkauft werden“ klingt für viele immer so heuchlerisch. Aber letztendlich muss gezeigt werden, dass das Projekt erfolgreich war, weil man entweder das Ziel erreicht oder etwas Wesentliches daraus gelernt hat und nicht nur sinnlos Zeit vergeudet hat. Es ist klar, dass ein erfolgreiches Projekt, welches die Projektziele erreicht hat, immer sehr gerne gesehen und im Nachgang vorgezeigt wird.

Allerdings sind nicht selten jene Projekte langfristig die wichtigeren gewesen, die nicht oder nicht so erfolgreich waren. Warum? Weil man daraus lernen konnte und (wichtig!) im besten Fall auch gelernt hat. Somit ja, man muss über die Projektkommunikation den Projektfortschritt nach außen, zu den Stakeholdern hin, objektiv berichten und verkaufen.

Kommunikationsstrategie eines Projekts

Damit oben genannte Fehler in der Projektkommunikation erst gar nicht entstehen können, benötigt jedes Projekt eine gute Kommunikationsstrategie. Kommunikationsstrategien müssen nicht bloß gut durchdacht, vielmehr müssen maßgeschneidert auf das jeweilige Projekt und die beteiligten Personen bzw. Stakeholder sein, um im Laufe eines Projektlebens erfolgreich sein zu können. Wer mich kennt, der weiß: das alleine reicht natürlich nicht. Genauso wichtig ist in diesem Zusammenhang: diese Kommunikationsstrategie muss dann gelebt, also umgesetzt, werden! Ansonsten wäre es einmal mehr ein Fall für die Rubrik: „Vertane Liebesmüh'“.

Eine gute Kommunikationsstrategie unterstützt und fördert die Zusammenarbeit der einzelnen Teammitglieder. Ähnlich einem Dirigenten ermöglicht die Kommunikationsstrategie ein gut aufeinander abgestimmtes Zusammenspiel unterschiedlicher Teammitglieder, die unterschiedliche Arbeitshintergründe, unterschiedliche Wissensstände, unterschiedliche Fertigkeiten, unterschiedliche Motivationen und unterschiedliche persönliche Charaktere haben. Nur, wenn es gelingt das Maximum aus den Teammitgliedern herauszuholen und dieses Maximum optimal im Projekt zu kanalisieren und auf das Projektziel zu fokussieren, kann ein Projekt ein echter, voller Erfolg werden.

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